Положення про обробку та захист персональних даних

Цей документ — «Положення відносно обробки та захисту персональних даних користувачів сайту https://ibis.net.ua/» — розроблений відповідно до Закону України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» та є основним внутрішнім документом.

Визначення термінів:

• база персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
• відповідальна особа - певна особа, яка організовує роботу, пов’язану зі захистом персональних даних за їх обробки відповідно до закону;
• власник бази персональних даних - фізична або юридична особа, якому законом або за згоди суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яке позначає ціль обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює зміст цих даних і процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
• згода суб’єкта персональних даних - добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, висловлене у письмовій формі або у формі, що дає змогу зробити висновок про надання згоди;
• знеособлення персональних даних - вилучення відомостей, які дають змогу прямо чи опосередковано ідентифікувати особу;
• обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, що здійснені повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, пов’язані зі збором, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, оновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
• персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована, можуть мати в собі записи одного чи декількох кукі або анонімних ідентифікаторів, також кукі та анонімні ідентифікатори, коли суб’єкт персональних даних взаємодіє з послугами, що пропонують наші партнери, як рекламні послуги, наприклад, які можуть з’явитися на інших сайтах, які були явно оприлюднені суб’єктом персональних даних та інші дані;
• розпорядник бази персональних даних - фізична чи юридична особа, якій володільцем персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;
• суб’єкт персональних даних - фізична особа, відносно якої відповідно до закону здійснюється обробка його персональних даних;
третя особа - будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій власником або розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;
• особливі категорії даних - персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях і професійних союзів, а також даних, що стосуються здоров’я та статевого життя.

Дане Положення обов’язково для застосування відповідальною особою та співробітниками продавця, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

Перелік баз персональних даних, що отримуються та обробляються. Ціль обробки персональних даних.

Надаються самим користувачем на Сайті за заповнення форм введення персональних даних і можуть мати в собі наступну інформацію:

• прізвище, ім’я, по батькові
• адреса електронної пошти
• номер телефона

Ціллю обробки персональних даних у системі є зберігання та обслуговування даних відповідно до статті 6, 7 Закону України «Про захист персональних даних».

Ціллю обробки персональних даних є створення та реалізація бонусних програм, програм лояльності, відправлення повідомлень у вигляді email-листів, повідомлень у Viber, SMS-повідомлень, сповіщень у мобільному додатку, сповіщень веббраузера, у тому числі з метою відправки комерційних пропозицій, з метою покращення якості надання послуг, формування рейтингів, аналізу активності, здійснення пошуку за ключовими словами, відправки інформаційних та маркетингових розсилок (новини, акції компанії, інформація про акції, промокоди та знижки, персональні рекомендації, персональні знижки та пропозиції), які містять інформацію про товари та/або послуги, рекламні та комерційні пропозиції за такими товарами та/або послугами та інше.

Порядок обробки персональних даних. Отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб’єкта персональних даних.

Обробка персональних даних, що використовуються для виконання цілей обробки, здійснюється на підставі статті 11 Закону України «Про захист персональних даних». Обробка персональних даних, що використовуються для виконання цілей обробки, здійснюється на підставі згоди суб’єкта персональних даних або для виконання акцептованих суб’єктом персональних даних оферт, включаючи оформлення підписок. Згода суб’єкта персональних даних повинна бути добровільним волевиявленням фізичної особи про надання дозволу на обробку його персональних даних відповідно до сформульованої цілі їх обробки. Згода суб’єкта персональних даних може бути надана в наступних формах:

• документ на паперовому носії з реквізитами, що дозволяє ідентифікувати цей документ і фізичну особу;
• електронний документ, який повинен містити обов’язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати цей документ і фізичну особу. Добровільне волевиявлення фізичної особи про надання дозволу на обробку його персональних даних доцільно посвідчувати електронним підписом суб’єкта персональних даних;
• позначка на електронній сторінці документа або в електронному файлі, яка оброблюється в інформаційній системі на підставі документованих програмно-технічних рішень.

Сповіщення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних у базу персональних даних, права, що визначені Законом України «Про захист персональних даних», ціль збору даних і осіб, яким передаються його персональні дані, здійснюється за оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членства в політичних партіях і професійних союзах, а також даних, що стосуються здоров’я або статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

Захист персональних даних: способи захисту, відповідальна особа, робітники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків, строк зберігання персональних даних.

Власник бази персональних даних обладнаний системними та програмно-технічними засобами та засобами зв’язку, які запобігають втраті, крадіжці, несанкціонованому знищенню, спотворенню, підробці, копіюванню інформації та відповідають вимогам міжнародних і національних стандартів.

Відповідальна особа організовує роботу, що пов’язана зі захистом персональних даних за їх обробки відповідно до закону. Відповідальна особа визначається наказом власника бази персональних даних.

Обов’язки відповідальної особи з організації роботи, що пов’язана зі захистом персональних даних за їх обробки, вказується в посадовій інструкції.

Відповідальна особа зобов’язана:

• знати законодавство України у сфері захисту персональних даних;
• розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їх професійних, службових або трудових обов’язків;
• забезпечити виконання співробітниками Власника бази персональних даних вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних з обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних;
• розробити порядок (процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів, що регулюють діяльність власника бази персональних даних з обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних, який, зокрема, повинен містити норми про періодичність здійснення такого контролю;
• повідомляти Власнику бази персональних даних про факти порушення співробітниками вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів, що регулюють діяльність власників бази персональних даних з обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних, у строк не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
• забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом персональних даних згоди на обробку своїх персональних даних і сповіщення вказаного суб’єкта про його права.

З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:

• отримувати необхідні документи, в тому числі накази та інші розпорядчі документи, що видаються Власником бази персональних даних, пов’язані з обробкою персональних даних;
• робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах та автономних комп’ютерних системах;
• брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаних зі захистом персональних даних за їх обробки;
• вносити на розгляд пропозиції з покращення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків у процесі обробки персональних даних;
• отримувати пояснення з питань здійснення обробки персональних даних;
• підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.

Робітники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватися вимог законодавства України у сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів з обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних.

Робітники, які мають доступ до персональних даних, у тому числі здійснюють їх обробку, зобов’язані не допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, які їм були довірені або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних, службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання дійсне після припинення ним діяльності, що пов’язано з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі що здійснюють їх обробку, у випадку порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність відповідно до законодавства України.

Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це потрібно для мети, для якої такі дані зберігаються, але в будь-якому випадку не більше строку зберігання даних, що визначений згодою суб’єкту персональних даних на обробку цих даних.

Права суб’єкта персональних даних.

Суб’єкт персональних даних має право:

• знати про місцеперебування бази персональних даних, що містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцеперебування та/або місце проживання (перебування) власника або розпорядника цієї бази чи дати відповідне доручення про отримання цієї інформації уповноваженим ними особами, крім випадків, встановлених законом;
• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, включаючи інформацію про треті особи, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;
• на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;
• керувати процедурою направлення повідомлень через відповідні налаштування на сайті https://ibis.net.ua/;
• отримувати не пізніше чим через тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, що передбачені законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також
• отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;
• пред’являти мотивовану вимогу зі запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування за виконання повноважень, що передбачені законом;
• пред’являти мотивовану вимогу про зміну або знищення своїх персональних даних будь-яким власником і розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно або ж є недостовірними;
• на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з навмисним приховуванням, ненаданням або несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, які є недостовірними або ганьблять честь, гідність і ділову репутацію фізичної особи;
• звертатися з питань захисту своїх прав, що стосуються персональних даних, в органи державної влади, органи місцевого самоврядування, до повноважень яких відноситься здійснення захисту персональних даних;
• застосовувати засоби правового захисту у випадку порушення законодавства про захист персональних даних.

Порядок роботи зі запитами суб’єкта персональних даних.

• Суб’єкт персональних даних має право на отримання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відношень, що пов’язані з персональними даними, без вказання мети запиту, крім випадків, що встановлені законом.
• Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безкоштовно. Суб’єкт персональних даних подає запит про доступ (далі - запит) до персональних даних власнику бази персональних даних. У запиті вказується:
  • прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання (місце перебування) та реквізити документа, що засвідчує особистість суб’єкта персональних даних;
  • інші відомості, що дозволяють ідентифікувати особистість суб’єкта персональних даних;
  • відомості про базу персональних даних, відносно якої подається запит, або відомості про власника або розпорядника цієї бази; перелік персональних даних, які запрошуються.